Jak odzyskać należności z faktury VAT ?

W pierwszej kolejności należy wskazać, że nie istnieje termin przedawnienia faktury VAT. Faktura VAT jest w istocie dokumentem księgowym. Podstawą wystawienia faktury VAT jest zawsze stosunek prawny, umowa która wystawienie faktury poprzedza i jest jej podstawą. Bez istnienia takiego stosunku prawnego moglibyśmy mówić o tzw. pustej fakturze, której wystawiania z całą stanowczością nie polecamy.

Przepisy stanowią, że roszczenia przysługujące osobom prowadzącym działalność gospodarczą i mające związek z prowadzoną przez uprawnionego działalnością gospodarczą podlegają trzyletniemu terminowi przedawnienia. Terminy te  nie mogą być skracane, ani przedłużane przez czynność prawną. Oznacza to, że strony nie mogą ustalić w umowie, że ich wzajemne roszczenia ulegną przedawnieniu w terminie dłuższym lub krótszym od tego, który został przewidziany w kodeksie cywilnym.

Roszczeniami związanymi z prowadzeniem działalności gospodarczej są te, które służą osobie fizycznej lub prawnej profesjonalnie i zarobkowo trudniącej się działalnością gospodarczą, a której roszczenie związane jest właśnie z tym jej zakresem aktywności. Termin przedawnienia liczy się od dnia, w którym roszczenie stało się lub mogło stać się wymagalne, czyli od chwili, w którym wierzyciel miał prawną możliwość domagania się spłaty długu.

Pierwszym, co można zrobić w przypadku niezapłaconej faktury, to wezwanie do zapłaty. Na początku można wezwać do zapłaty drogą telefoniczną lub mailem. Jeśli jednak nie przyniesie to rezultatu, kontrahentowi należy wysłać ostateczne wezwanie do zapłaty faktury listem poleconym.

W piśmie należy zawrzeć dokładne informacje na temat powstałej należności, takie jak:

• dane wierzyciela i dłużnika,
• wysokość roszczenia (wartość transakcji, kwota do zapłaty),
• podstawa prawna (numer i data wystawienia faktury lub innego dokumentu potwierdzającego należność),
• sposób zapłaty i termin do kiedy chcemy odzyskać pieniądze za fakturę,
• ostrzeżenie o konsekwencjach (np. informację, że w przypadku braku zapłaty będą naliczane odsetki od niezapłaconej faktury, albo że sprawa zostanie skierowana na drogę postępowania windykacyjnego lub sądowego),
• datę i miejsce sporządzenia dokumentu oraz podpis sporządzającego.

Przedsądowe wezwanie do zapłaty należy wysłać listem poleconym lub z potwierdzeniem odbioru, aby mieć dowód jego doręczenia.

Gdy próby polubownego rozwiązania sprawy zawiodą, pozostaje skierowanie sprawy do sądu. Pozew do sądu o zapłatę można złożyć na formularzu P, który znajdziemy w budynkach sądów i do pobrania na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości w zakładce “Formularze pism procesowych w postępowaniu cywilnym”.

W pozwie należy podać dane obu stron postępowania (wierzyciela i dłużnika – powoda i pozwanego), określić wartość sporu i odsetki, zamieścić uzasadnienie (wszystkie fakty, z których wynika, że żądanie pozwu jest zasadne – np. podpisaną umowę) i wnioski dowodowe. Należy także przedstawić informację, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a w przypadku gdy takich prób nie podjęto, wyjaśnić przyczyny ich niepodjęcia. W pozwie można także zamieścić inne, dodatkowe żądania (np. nakazania określonego zachowania się) i żądanie zwrotu kosztów procesu, w tym opłaty sądowej od pozwu. Do pozwu należy dołączyć wszystkie potrzebne dokumenty, m.in. te potwierdzające istnienie zadłużenia (np. potwierdzenia nadania wezwania do zapłaty), jeśli wspomniano o nich w uzasadnieniu.

Pozew z załącznikami należy przygotować w trzech egzemplarzach: dla sądu, dłużnika i dla siebie. Gotowe dokumenty można złożyć w biurze podawczym lub wysłać listem poleconym.

Inną możliwością aby odzyskać należność od dłużnika jest złożenie pozwu w e-sądzie, dostępnym pod adresem e-sad.gov.pl. E-sąd zajmuje się rozpatrywaniem najprostszych spraw cywilnych, których stan faktyczny nie jest skomplikowany i nie wymaga przeprowadzenia postępowania dowodowego – a więc gdy dług kontrahenta nie budzi wątpliwości i jest jasno udokumentowany niezbędnymi fakturami i umowami. Elektroniczne postępowanie kończy się wydaniem nakazu zapłaty, który jest wysyłany do dłużnika drogą listowną.

Jeśli płatność nie zostanie uregulowana, a pozwany nie wniesie sprzeciwu, sąd nadaje klauzulę wykonalności i sprawę można skierować do komornika.